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>Planeación: Qué Tipos de Planes Existen?

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Tipo de PlanesLas formas más habituales en que se describen los planes de una empresa, varían según la amplitud de los planes mismos. Por Ejemplo Planes Estratégicos, Planes Operacionales,. Planes a Corto y Largo Plazo, Planes Direccionales, Planes Específicos. También hay planes de uso y Planes Permanentes, por ejemplo un Plan a Corto Plazo puede estar muy pero muy relacionado con un plan estratégico.

En este artículo quiero compartir contigo una serie de Planes que existen, en comparación con otros tipos de planes:

1. Planes Estratégicos y Planes Operacionales.

Los planes que se establecen para toda la organización, los cuales tienen una cobertura en toda la empresa, y que fijan los objetivos generales, reciben el nombre de Planes Estratégicos.

Ahora los planes que especifican con detalle como deben ser alcanzados los planes se les da el nombre de Planes Operacionales. Generalmente los planes Operacionales tienen a tener una duración corta, por ejemplo un tiempo record expresado en días semanas o meses, en un artículo anterior a este, hable sobre los planes operacionales en los proyectos webs o blogs, en donde la aplicación de un plan operacional consiste en fijar las actividades que se realizan en determinadas semanas, por ejemplo un plan semanal que contemple la publicación de un número determinado de artículos.

A diferencia de estos, los Planes Estratégicos, como lo mencionamos en el párrafo anterior, supone un plan que abarca toda la empresa, y que por tanto contempla los objetivos que la empresa persigue, por ejemplo un plan estratégico es un plan a nivel gerencial, es decir propuesto y dado por la gerencia general de la organización.

Añadido a eso los planes estratégicos tienden a ser más duraderos, y por recomendación lo son, los planes estratégicos pueden tomar entre uno y tres años.

Veamos un Ejemplo….

Veamos un ejemplo ficticio, para ver la gran importancia de un plan estratégico, por ejemplo los planes de cuidado ecológico, es decir, planes para preservar y cuidar los lagos, ríos, bosques, pueden ser funciones para la iniciativa pública es decir para el gobierno.

El Gobierno puede encargarse de establecer un plan estratégico para el cuidado ambiental, pero hay un problema, los gobiernos son cambiantes, sus mandatarios y presidentes, solo gobiernan un determinado tiempo, en Guatemala, la mayoría de mandatarios, tienen un periodo de Gobierno de 4 años.

Un plan estratégico de solo 4 años, no es suficiente, incluso es negativo para la economía de sectores turísticos cuya actividad económica reside en el Turismo, un plan de cuatro años, no puede ser suficiente, dado a que los gobiernos cambian, y por supuesto hay gobiernos que no tienen por prioridad el cuidado ambiental.

Es decir, si un Gobierno no enfoca parte de sus esfuerzos en el mantenimiento y preservación ambiental de lagos y ríos, la contaminación terminará arruinando los recursos del país, y por tanto el sector turístico se vería severamente dañado.

Es por eso que un plan estratégico debe caer en manos de una organización que le pueda dar seguimiento a un plan a un largo plazo, contemplado en un tiempo de 7 o más años, dado a que las organizaciones u ONG’S (Organizaciones No Gubernamentales) son más estables y son entes adecuados para realizar un plan de tan largo plazo.

Un Plan estratégico es importante, y debe ser construido de tal manera que pueda seguir siendo aplicado con el paso del tiempo y así mismo, un plan estratégico debe ser versátil y flexible para ir respondiendo a los cambios culturales, económicos y sociales que el entorno pueda ofrecer.

2. Planes a Corto Plazo y Planes a Largo Plazo.

La diferencia de años entre ambos planes se han reducido considerablemente,. De Ordinario, el plan de largo plazo representa un tiempo de siete años, en promedio. A medida que los cambios en las organizaciones se presentan, y con los cambios constantes de nuestros días, poco a poco la definición de Largo Plazo está volviendo incierta.

3. Planes Específicos y Planes Direccionales.

Los planes específicos tienen objetivos claramente definidos, no existe ambigüedad ni problema alguno de posibles errores de interpretación, en otras palabras, los objetivos están definidos de manera que no puede haber confusión, sus objetivos son claros y precisos.

Por en cambio los planes direccionales se inclinan más a ser guías generales para la gerencia misma. Brindan un enfoque para la Gerencia, pero esto no corresponde perseguir un objetivo en concreto.

4. Planes de Uso Único.

Este tipo de planes juegan su papel una sola ves, en una sola ocasión, y de acuerdo a las necesidades del momento. A diferencia de los Planes Permanentes, cuyas funciones son continuas, los Planes Permanentes tiene carácter de ser guías para las actividades que se desean realizar de forma repetitiva dentro de la empresa.

Los planes permanentes se crean en respuesta a las decisiones programadas que toman los gerentes e incluye: Políticas, Reglas y Procedimientos.

Estos hasta ahora son los planes que comúnmente se conocen, si conoces otro tipo de plan, no dudes en compartirlo.

Créditos:
Foto: Creara.Es

>Planeación: Elementos que Componen la Planeación

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La planeación es la fase inicial de todo proceso administrativo, toda organización requiere de esta etapa preliminar para el logro de una eficiencia máxima. La planeación es un proceso continuo, y por supuesto siempre está sujeto a cambios, sujeto siempre al desarrollo constante de la empresa. Para desarrollar adecuadamente la planeación es necesario llevar acabo una serie de etapas que son conocidas también como elementos fundamentales de la planeación.
1. Elementos de la Planeación: Visión.

La visión no es más que una proyección de lo que la organización desea ser en un largo plazo, una declaración de la visión responde a esta pregunta: ¿Qué queremos llegar a ser?.

2. Elementos de la Planeación: Misión.

La misión no es más que el propósito fundamental que tiene la organización, empresa o institución. En otras palabras la misión es una declaración de la razón de ser de una empresa. Esta declaración debe responder a una pregunta clave: ¿Cuál es Nuestro Negocio? En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad misma le asigna. El Propósito común de toda empresa o negocio, es la producción de bienes que satisfagan las necesidades de la sociedad, o la prestación de servicios.

3. Elementos de la Planeación: Objetivos.

El punto de partida de la acción administrativa consecuentemente de la planeación, es la fijación de objetivos. Un objeto es un fin a alcanzar. Si una organización o empresa, dentro de su planeación no considera sus objetivos, simplemente esa empresa será como un mero barco a la deriva del mar.

Los objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro de la organización misma, cada miembro del personal, debe saber que objetivos se persiguen solo de esa manera podrá enfocar sus esfuerzos a la realización de lo que la empresa quiere alcanzar.

Los objetivos de toda empresa, representa los resultados que la empresa desea obtener. Fijando siempre un plazo, y por supuesto un curso de acción para lograrlo. Las empresas, organización, proyectos, por muy micro o macro que estos sean, si carecen de objetivos concretamente definidos, simplemente como empresa, muy difícilmente tendrá éxito.

3.1 Lineamientos Para la Fijación de Objetivos.

En función de su importancia, es necesario observar determinados lineamientos para la fijación de los objetivos que se pretenden alcanzar.

Lineamientos:

1. Es imprescindible siempre establecer los objetivos por escrito.

2. No confundir el objetivo con el medio para alcanzarlos.
3. Evitar confusiones, encontrando semejanzas y diferencias entre el objetivo con otros objetivos que tengan cierto parentesco o bien se le parezca.
4. al establecer los objetivos es necesario la aplicación de seis preguntas básicas en la administración: ¿Qué, cómo , Quién, Dónde, Cuándo, y Por qué?.
5. El objetivo debe ser perfectamente claro y bien definido para darse a conocer a todos, de manera que pueda se entendido para su perfecta realización.
6. Deben ser estables, es decir fijar los objetivos, sin ser cambiados durante el proceso de planeación.

3.2. Clasificación de los Objetivos:

1. Objetivos Gerenciales: Son establecidos por los miembros de mayor jerarquía de la organización o bien de la empresa. Así mismo estos objetivos abarcan toda la empresa, en toda su extensión.

2. Objetivos Departamentales: Estos objetivos tienen a limitarse a los departamentos, y siempre deben ser subordinados por los objetivos gerenciales.

3. Objetivos Operacionales: Son los que se establecen en los últimos niveles de la jerarquía empresarial, y por supuesto son subordinados por los objetivos gerenciales y departamentales.

3.3. Objetivos en Función del Tiempo:

Objetivos a Largo y Corto Plazo: Los primeros se establecen para realizarse en un período mayor de un año, y los segundos en un período menor a 12 meses o bien un año.

4. Elementos de la Planeación: Estrategias.

En otras palabras estrategia no es mas que “El Arte del General”, su etimología proviene del Griego: “Strategas” que significa estrictamente un general. Estrategia se refería a la forma de dirigir las fuerzas militares para derrotar al enemigo o disminuir las consecuencias de una derrota.

Para fines administrativos las estrategias son indispensables para el desarrollo de un plan en cualquier organización. Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestra la dirección y el empleo general e inteligente de los recursos disponibles con que cuenta la empresa. Y por supuesto también es el empleo general de los esfuerzos de toda la organización.

El contar con una amplia gama de alternativas o estrategias para selecciona, ayuda a elegir la más adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos.

5. Elementos de la Planeación: Políticas.

Las políticas son una guía para orientar la acción o criterios a seguir para la toma de decisiones, en problemas que se reten una y otra ves, dentro de la empresa misma. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión (margen discrecional) La determinación de políticas, no está reservada exclusivamente para la alta gerencia, sino a los demás niveles que existen en la empresa.

6. Elementos de la Planeación: Reglas o Normas.

Las reglas describe la acción no acción requerida y especifica. Regula la conducta de cada miembro de la organización existiendo Normas Generales y Normas Específicas.

7. Elementos de la Planeación: Programas.

Un programa establece la secuencia de acciones que habrá de realizarse y el tiempo que tomará para ejecutar cada una de las partes del programa mismo.

8. Elementos de la Planeación: Procedimientos.

Son una serie de tareas concatenadas que forman el orden cronológico y la forma de establecida de ejecutar el trabajo, que deba hacerse de forma repetitiva. Estos son de vital importancia para cualquier organización o empresa, y máximo lo son para la planeación porque estos establecen la secuencia de operaciones que deben seguirse.

9. Elementos de la Planeación: Presupuestos.

Son estados de resultados anticipados a través de los cuales, los planes son traducidos a términos financieros. Permiten al ejecutivo ver claramente que el capital será gastado, por quien y donde, que costo, ingresos, unidades o productos. De esta manera podrá dirigir mejor el plan dentro de los limites del presupuesto. Aparte de ser instrumentos de planeación también son elementos de control.

Clasificación de Presupuestos:

Presupuestos Financieros: Son los presupuestos financieros, cuando se estiman elementos en unidades monetarias, es decir costos, utilidades, gastos, ingresos, egresos, etc.

Presupuestos No Financieros: Son los que no se cuantifican monetaria mente, es decir se cuantifican solo en cantidades, por ejemplo: producción, horas-hombre, desperdicios, etc.

Planeación: Principios y Premisas de la Planeación.

La Importancia de la Planeación es vital en el marco cambiante en que habrá de desarrollarse la empresa. Por medio de esta se prevén eventualidades y se prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias y cambios que presente el futuro.

Principios de la Planeación.

Para realizar una adecuada planeación se tiene que tomar muy en cuenta estos principios, entendiendo pues que por principio, en su simple concepto puede definirse como: Ley o Regla General tomada para servir como una guía de acción:

Principio de Factibilidad: En la planeación es importante que lo que vaya a planearse y los objetivos que vayan a enumerarse, sean posibles de lograr.

Principio de Objetividad: Toda planeación debe descansar en hechos reales más que en meras opiniones sujetivas, en este caso se echa mano de los datos estadísticos, estudio mercado lógico, competencia, etc.

Principio de Cuantificación: La planificación tendrá más efectos técnicos cuando la planeación misma pueda ser cuantificada por números, datos normas, estándares, etc.

Principio de Flexibilidad: Aunque los planes deben ser precisos, es conveniente que exista un margen de holgura, es decir que en cualquier momento de la trayectoria del plan, se puedan hacer las modificaciones que sean necesarias.

Principio de Unidad y Equilibrio: Todos los planes deben integrarse a un plan general y ser acordes en todos sus propósitos.

Principio de Precisión: Ningún plan debe elaborarse con cálculos subjetivos basados en la mera opinión, todo plan debe elaborarse con bases exactas y concretas.

Premisas de la Planeación.

El ejecutivo puede tener la certeza sobre la existencia de determinados eventos futuros, no así de otros que afecten al logro de los objetivos; es necesario por ello hacer uso de las premisas de la planeación que permiten reducir la duda inherente al futuro. Literalmente la premisa significa aquello: “que establecen antes como suposición introductoria”, “son suposiciones básicas en el proceso de planeación que pueden variar desde una simple proposición hasta estudios específicos detallados”.

Las premisas no son más que suposiciones previas ante la planeación misma. Las mismas son suposiciones sobre circunstancias y condiciones futuras que puedan afectar el curso en que va a desarrollarse los planes.

Se preparan antes de iniciar el proceso de planeación, o pueden ser desarrolladas, durante el mismo plan. Al establecerse es necesario determinar aquellas que sean realistas o aplicables, las que deben estudiarse a profundidad y los recursos que deben incluirse en su definición. Por lo tanto, la planeación requiere de un amplio conocimiento de las condiciones tanto internas como externas de la empresa que puedan influir en su marcha normal, son estas las premisas cuyo establecimiento y consideración, resulta vital en todo plan.

Clasificación de las Premisas de la Planeación.

Premisas Internas:

Incluyen elementos que se originan dentro de la empresa, tales como la inversión del capital, políticas, programas ya decididos, pronósticos de ventas desarrollado y aprobado y muchos otros factores que influenciarán la naturaleza de los planes. Otras de menor importancia son las creencias, el comportamientos de los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de aquellos que los controlan (los accionistas) y a menudo, de sus subordinados.

Premisas Externas.

Son aquellas condiciones que aunque no se suscitan dentro de las empresa pueden influir en el desarrollo de sus actividades y que deben tomarse en cuenta al formular los planes. En esta sección vamos a presentar una serie de premisas externas que pueden afectar a la empresa misma:

Premisas de Orden Político y Legal.
Estabilidad de las políticas gubernamentales.
Tendencias de la legislación de trabajo, fiscal, etc,.
Intervención del Estado en los Negocios.
Políticas Fiscales, Laborales, etc.

Premisas Económicas.
Deuda Pública.
Fenómenos Inflacionarios.
Nivel general de precios y su tendencia.
Nivel de salarios, capacidad adquisitiva de la población general y sus sectores.
Cambios en la demanda.

Premisas Sociales.
Crecimiento y Distribución Demográfica.
Movilidad de la Población.
Situación y Tendencias del país.

Premisas Técnicas.
Maquinaria y equipo.
Sistema de trabajo, patentes, etc.
Rapidez de los avances tecnológicos.
Nivel de capacidad del personal Disponible.

Definiciones de la Planeación: La Planeación Es Fijar un Curso de Acción

La planeación ha tenido varias definiciones a través de sus diferentes autores que han echado mano para poder dar su propia definición y concepto de lo que es planeación en esta ocasión quiero presentarte una serie de definiciones que se le han dado a la Planeación misma.

Agustín Reyes Ponce Define la Planeación como: La fijación del curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización.

Harold Koontz y Heinz Weihrich: La planeación no es más que la selección de misiones, acciones y objetivos que requieren ser alcanzados, para ellos la Planeación requiere la toma de decisiones es decir escoger entre diversos cursos de acción futuros.

Stephen Robbins / Mary Coulter:
Definen la planeación como el proceso que incluye la definición de objetivos o metas de la organización, la determinación de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar planes.

James F Stoner / R. Edward Freeman:
Para ellos la planeación es un proceso donde se establecen metas y directrices apropiadas para el logro de las metas mismas.

Goetz: Para Goetz la Planeación es meramente una elección, por lo tanto tiene que referirse siempre a una actividad futura cuya orientación debe ser trazada de antemano.

George Terry: Para Terry la planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y la formulación de actividades propuestas que se creen sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.

La AMS, American Managament Association: definen la planeación como la determinación de lo que se debe hacer, cómo debe hacerse, qué acción debe tomarse y por expuesto quien será el responsable de ella y porqué.

A partir de las definiciones anteriores podemos determinar que la administración es:

“La determinación de los curso de acción para lograr los objetivos y metas de toda empresa, con base a la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”.